规范的项目文档管理助力项目快速验收

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1、任命项目文档经理、组建文档管理团队
在项目启动初期，为了在文档交付方面和客户进行无缝的沟通和配合，项目组任命了专职的文档管理经理，并由文档管理经理进行本地文控员的培养，组建了文档管理团队。在文档管理经理的牵头和推动下，和客户明确了文档交付的流程、各专业的文档模板，制定了有序的文档交付计划，为文档交付的质量和进度奠定了基础。
2、制定项目文档管理办法
在项目初期，工程交付团队往往对文档交付的规范性和重要性认识不足，直到项目验收时才匆忙补文档，导致文档无法及时交付、文档质量差，从而影响项目验收。乌干达A项目，执行项目经理明确指示项目交付从一开始就要面向验收。文档的完整、及时交付是项目顺利通过验收的必要条件之一，因此项目组在项目开始就制定了文档管理办法，并在项目组内发布，严格执行。管理办法明确了以下内容：
1）        项目组各成员在文档管理和交付方面的职责；
2）        文档管控要求：包括内部归档和对外发布要求、文档版本控制、命名规则等；
3）        电子文档库以及纸质文档库的建立，文档库权限设置；
4）        项目各子团队文档工作绩效考核指标。
通过文档管理办法的发布和宣贯，使项目组对文档交付的规范和要求有了统一的认识，文档交付工作得以高效的开展。
3、制定项目文档交付计划
一个项目最终交付客户的文档可能多达上千份，甚至上万份，如何保证这么多文档在交付给客户的时候不遗漏、不延误，需要制定详细的文档交付计划。乌干达A项目由文档管理经理牵头各子团队负责人，制定了工程实施文档和产品文档的交付计划，同时也制定了项目管理过程文档计划。文档交付计划里明确了文档的负责人、提交人、交付时间、客户验收人等关键信息，通过对计划的跟踪和考核，提升了文档交付的及时率和完整率，为项目快速验收提供了支撑和保障。
4、建立项目电子文档库和纸质档案室
该项目在EPMS系统上建立了电子文档库，通过系统自动下发文档任务，跟催文档提交，极大的提升了文档交付的管理效率。文档在系统提交和归档后，也提高了文档查阅和检索的效率。
该电子文档库不仅在项目组内部使用，同时可以给客户和分包商开放权限，使项目组与客户、分包商之间可以通过同一个平台传递和交付文档。先进的系统工具给客户展现了我司专业的文档管理能力，提升了客户满意度。
项目组在建立电子文档库的同时也建立了纸质档案室，确保各团队在项目实施过程中的签字文档、过程文档，特别是验收文档得到可靠安全的保存。
5、        发布项目文档管理工作报告，定期跟踪和评估文档交付进展
项目文档管理经理在项目文档管理的过程中，定期发布文档交付情况（如文档交付的完整率、及时率等），根据交付情况催促各责任团队提交所要输出的文档，并对各责任团队文档提交的完整率、及时率进行考核，对考核结果不理想的团队重点监控。项目文档管理过程的评估标准及跟催机制如下：
1）        文档工作绩效评估标准
a)        文档任务的响应速度和完成质量
b)        文档交付及时率、完整率和齐套率
c)        文档管理规范的遵守情况，包括是否按计划齐套交付文档，文档版本规范，文档命名规范
2）        文档交付跟催机制
a)        设定子团队项目文档提交接口人
b)        设定各类项目文档提交期限
c)        根据报表数据，及时通过口头提醒、邮件通报等方式提醒责任团队